Der Ansatz
Primär richtet sich mein Angebot an kleine Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung. Ich bin jedoch auch für andere Konstellationen offen, zögern Sie bitte nicht zu fragen.
Die Digitalisierung schreitet schnell voran, Systeme welche vor Jahren noch funktionierten können mittlerweile veraltet und unsicher sein. Die rechtlichen Rahmenbedingungen für E-Mail Archivierung, digitale Rechnungen und Buchhaltung, sowie die Vorgaben vom Datenschutz und zur Datensicherheit ändern sich gegebenenfalls ebenfalls. In vielen kleinen Unternehmen betreut eine Person die Systeme nebenbei, verständlich, denn Systemhäuser und Wartungsverträge sind teuer und es geht schließlich um ihren Gewinn.
An dieser Stelle möchte ich Ihnen meine Hilfe anbieten. Sie brauchen keinen teuren Servicevertrag, denn Sie bekommen das, was Sie benötigen und im Falle einer Störung, schnelle und kompetente Hilfe, zudem zahlen Sie nur das was Sie an Service und Produkten benötigen. Auf Wunsch kann ich Sie oder ihre Mitarbeiter auch gerne an den eingesetzten Systemen Schulen, sodass Sie kleinere Probleme selbst Lösen können. Sie Fragen sich wieso? Ich betrachte IT und Technik als Leidenschaft, da aber auch bei größter Sorgfalt Fehler passieren können benötige ich eine entsprechende Versicherung, deshalb die Anmeldung als Kleingewerbe.
Ich sehe es als meine Aufgabe, Menschen mit Technik zusammenzuführen und das zum fairen Preis.
Reparatur, Wartung und Optimierung
Um die Lebensdauer ihrer Rechner und Server zu verlängern, sollten Sie ihn regelmäßig pflegen. Ein guter Vergleich dazu ist z. B. der TÜV Ihres Fahrzeuges. Alle 2 Jahre eine Inspektion kann die Lebensdauer ihres Computers beträchtlich verlängern. Gerne übernehme ich dies für Sie und erkläre Ihnen den Ablauf, sodass sie diese Routinetätigkeit das nächste Mal vielleicht selbst erledigen können.
Außerdem bin ich für Sie da, wenn ihre Technik Probleme macht. Der Computer geht nicht mehr an, wird langsam oder verhält sich ungewöhnlich? Kein Problem, fast alle Probleme lassen sich zeitnah Lösen. Vom Austausch defekter Bauteile bis hin zur Installation neuer Komponenten.
Zögern Sie nicht zu Fragen, gemeinsam finden wir eine Lösung.
Beratung und Konzeptionierung
Sie sind sich nicht sicher wie viel Leistung sie benötigen? Sie möchten nicht für Funktionen bezahlen, welche Sie gar nicht benötigen? Kein Problem auch hierbei stehe ich Ihnen zur Seite. Zum Beispiel bei folgenden Sachverhalten.
- Homepage und E-Mailsystem
- Spamfilter
- Backup und Recovery Lösungen
- Datenmanagement und Berechtigungen
- Datenschutz
- E-Mail Archivierung
Zögern Sie bitte nicht mich zu kontaktieren, wir finden Gemeinsam die richtige Lösung für Sie, Ihre Mitarbeiter und ihr Unternehmen.
Datensicherung und Datenrettung
In der IT unterscheidet man zwischen zwei Personengruppen, die welche eine Datensicherung schon gebraucht haben und denen die sie noch brauchen werden. Um dies für Sie anschaulicher zu gestalten, Stellen Sie sich vor Ihr Smartphone oder Laptop geht einfach aus und nicht mehr an, was würden Sie verlieren?
Die Kundenkontakte? Den Zugriff auf wichtige E-Mails? Ihre Lohnbuchhaltung? Oder sogar auf personenbezogene Daten Ihrer Kunden? All dies kann auch rechtlich relevant werden, gerade wenn Sie Rechnungen per Mail senden und empfangen.
Ein unschöner Gedanke zweifellos, aber es lässt sich vermeiden und ist wahrscheinlich einfacher und günstiger als Sie sich denken.
Sollte es schon zu spät sein und Ihr Gerät ist defekt kann ich, für Sie selbstverständlich versuchen die Daten zu retten. Hierbei hilft mir die jahrelange Erfahrung, sowie eine Auswahl Professioneller Soft.- und Hardware. Ich kann Ihnen nicht versprechen, dass wir alles retten können, aber aus der Erfahrung heraus, kann ich sagen das sich meist ein Großteil von den verlorenen Daten zurückholen lässt.
Datenschutz und Compliance
Bedauerlicherweise sehe ich die folgenden Sachverhalte in der Praxis sehr oft:
- – den Austausch von personenbezogenen Daten über Whatsapp
- – Das Versenden von personenbezogenen Daten im Klartext per Mail (auch in nicht EU Länder)
- – Den ungeregelten Zugriff auf Tabellen und Daten mit sensiblen Informationen
All dies kann funktionieren ohne das Probleme auftreten, es kann aber durchaus etwas schiefgehen. Rechtlich sind einige der oben gelisteten Sachverhalte bedenklich.
Gerade in kleineren Betrieben wird meist pragmatisch vorgegangen, es hat bisher funktioniert und wir können damit arbeiten aber gerade beim Datenschutz kann das Bußgeld bis zu 4 % des Jahresumsatzes Betragen. Eine rechtliche Sichere Lösung ist meist günstiger.
All dies lässt sich jedoch in kleinen Unternehmen durch die Größe recht einfach und für einen Bruchteil des eventuellen Bußgeldes realisieren.
Das Risiko müssen sie jedoch selbst abschätzen.
Von der Idee bis zur Inbetriebnahme
Die hier aufgeführten Themen sind selbstverständlich von Fall zu Fall unterschiedlich zu gewichten und die Pflichten variieren je nach Branche sehr stark.
Ich verstehe das die Materie nicht einfach ist und im täglichen Geschäft schnell untergehen kann. Eine E-Mail Archivierung und ein Backupsystem werden Sie im besten Fall nie brauchen, das mag im Einzelfall zutreffen. Nur wer würde darauf Wetten dieser Einzelfall zu sein?
Die beschriebenen Systeme klingen Hoch Komplex und kaum bedienbar für ihre Mitarbeiter? Das stimmt so nicht ganz. Gerade in kleinen Unternehmen lassen sich viele Punkte mit wenigen Systemen abdecken.
Die Handhabung und Benutzeroberflächen sind mittlerweile so weit, dass fast jeder der ein Smartphone bedienen kann, im Alltag keine Probleme haben sollte mit diesen Systemen zu arbeiten.
Sie sollten diese Systeme nicht nur als Last begreifen. Sie können auch durchaus nützlich sein. Von der versehentlich gelöschten Mail bis hin zur Verschwundenen Exceltabelle. Diese Probleme gehören der Vergangenheit an.
Wenn es gewünscht ist, begleite ich Sie von der Planung bis zur Inbetriebnahme und weise ihre Mitarbeiter ein.
Gern können Sie mich zum Thema kontaktieren und wir sprechen einfach einmal unverbindlich darüber.
Rechtliche Vorgaben
Dies ist nur eine Auswahl, was für Ihr Unternehmen gültig ist, hängt von vielen Faktoren ab, welche ich hier nicht alle Erörtern kann.
Zum Thema Backup:
Nach Art. 5 DSGVO muss ein Verantwortliche eine angemessene Sicherheit der verarbeiteten personenbezogenen Daten gewährleisten. Dafür sind nach Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO technische und organisatorische Maßnahmen (sog. TOM).
c) die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen.Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO
Zum Thema E-Mail archivierung:
Kurzer Auszug möglicher folgen:
§ 162 AO3: Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt
§ 283 StGB4: z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht
§ 280ff. BGB5 und § 241 Abs. 2 BGB6: Schadensersatzansprüche
§146 AO stellt in Verbindung mit §239 HGB stellt folgende Anforderungen.
Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Unveränderbarkeit, Ordnung und Nachvollziehbarkeit
Eine PDF Datei ist im übrigen veränderbar. Aufgrund der o.g. rechtlichen Vorgaben reicht das Ablegen von Mails und Daten im Windows Dateisystem bzw. im E-Mail-Programm bzw. das Drucken meist nicht aus, die gestellten Anforderungen zu erfüllen.
Fragen sie gern ihren Steuerberater zum Thema GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.)
Der Vorteil eines Kleinunternehmens
Da ich diese Seite und Dienstleistungen nicht Hauptberuflich betreibe, bin ich nicht in der Lage Gewinn erwirtschaften zu müssen. Dies gibt mir die Freiheit auch von unnützen Investitionen gänzlich abraten zu können und genau den Service anzubieten den Sie benötigen, Schluss mit unnötigen Zusatzleistungen. Durch die Gewerbeanmeldung und entsprechende Versicherungen besteht jedoch der Vorteil darin, dass alle Beteiligten Rechtlich abgesichert sind. Denn auch bei der Arbeit mit größter Sorgfalt kann mal etwas Schiefgehen.
Dadurch das ich hauptberuflich ebenfalls im Fachgebiet Tätig bin, verfüge ich stets über einen aktuellen Wissensstand in Bezug auf den Stand der Technik, Datenschutz, Sicherheit und vielen weiteren Themen. So profitieren Sie von der IT Erfahrung eines großen Unternehmens zum kleinen Preis.